Voor een ondernemer die tachtig zakelijke evenementen per jaar moet plannen onderzocht MKB 3.0 verschillende sites voor online projectmanagement. Er werd daarbij gekozen voor een gratis platform dat de lokale organisatoren de mogelijkheid biedt om wijzigingen in de planning van hun eigen events te maken en rapportages te krijgen van de stand van zaken. Deze project management software werd volledig aangepast aan de huisstijl, de ondernemer kreeg een dagdeel training en krijgt volledige support van MKB 3.0.

Hoewel mail voor deze klant de belangrijkste communicatievorm is, werken de meeste mailclients zoals Outlook niet handig als het gaat om zaken als opvolging en groepsreacties. Om die reden is gekeken naar een CRM-systeem dat zowel eenvoudig als flexibel genoeg is. Omdat deze ondernemer alleen werkt, bleek de lite-versie van een bepaald online CRM-systeem uitstekend te voldoen.

Zoals zo veel ondernemers in het MKB werkte deze klant nog met facturatie vanuit Excel en een ordner met de nog onbetaalde facturen. Op advies van MKB 3.0 is overgestapt naar een online facturatiesysteem met iDeal-integratie. Bijna een derde van de crediteuren betaald nu direct en online na ontvangst van de digitale factuur.

Door de automatiseringsslag die kon worden gemaakt, is er nu een veel beter overzicht van openstaande facturen waarbij tien dagen na het verstrijken van de betalingstermijn automatisch een herinnering wordt gestuurd. MKB 3.0 houdt dit op afstand nauwlettend in de gaten en stuurt in overleg desnoods een op no-cure no-pay basis gespecialiseerde deurwaarder aan.

Na het stroomlijnen van zijn organisatie schatte deze ondernemer in dat hij 1 á 2 werkdagen per maand wist te besparen door slimmer te werken en een aantal zaken aan MKB 3.0 en anderen uit te besteden.

Bij een zelfstandig advocatenkantoor in Amsterdam is MKB 3.0 gaan kijken hoe de administratieve workflow verbeterd kon worden. Tot dat moment werden de uren bijgehouden en de facturen gestuurd vanuit Microsoft Excel. In de praktijk vroeg dit veel kostbare tijd en werden de uren vaak vanuit een schatting opgesteld. Onderzoek onder zelfstandig operende advocaten leert dat veel van de digitale tools die de grote kantoren gebruiken niet toeganklijk of onbetaalbaar zijn voor eenmanszaken.

Typerend voor de aanpak van MKB 3.0 is de inventarisatie van zowel de behoeftes als de apparatuur en gadgets die iemand gebruikt. Deze advocate bleek bijna getrouwd te zijn met haar iPhone. Daardoor was het niet meer dan vanzelfsprekend om deze smartphone een belangrijke rol te geven in haar workflow.

MKB 3.0 vond en installeerde een applicatie op de altijd aanwezige iPhone waarmee eenvoudig de uren per client en per project worden bijgehouden. Deze urenverantwoording is vervolgens weer direct in te lezen in een transparant factuurprogramma op de Mac en wordt als PDF per mail verzonden. Er is in één oogopslag te zien welke declaraties in concept staan of nog niet betaald zijn.

Naast het uitzoeken welke applicaties voor haar tot slimmer werken konden leiden, huurt zij MKB 3.0 in om op tijd herinneringen te sturen en persoonlijk na te bellen waarom een declaratie nog niet is overgemaakt. Deze manier van werken ten opzichte van de oude Excelboekhouding leverde haar gemiddeld zo 'n acht tot tien uur tijdsbesparing per maand op.

Daarnaast werd een eenvoudige website opgezet met ruime mogelijkheden voor de toekomst. Clienten kunnen in een later stadium eenvoudig de status van hun zaak bekijken en zelf opdrachten toevoegen of voorstellen doen voor afspraken op beschikbare uren. Hiermee gaat de desbetreffende advocate vooruitlopen op de wens van de gehele beroepsgroep om naar de clienten hoe transparanter te werken.